Модуль КЭДО 1C
Модуль КЭДО 1С представляет собой интегрированное программное решение, разработанное для управления кадровым электронным документооборотом (КЭДО) в организации с использованием платформы 1С:Предприятие. Этот модуль обеспечивает автоматизацию процессов создания, обработки, хранения и управления кадровыми документами, такими как приказы, трудовые контракты, отпуска и другие.
Поддерживаемые конфигурации 1С
Список поддерживаемых конфигураций 1С для модуля КЭДО:
- Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 (версия 3.1.14.129 и выше).
- Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5 (версия 2.5.167.1 и выше).
- Управление производственным предприятием, ред. 1.3 (версия 1.3.167.1 и выше).
- Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 (версия 3.0.106.40 и выше).
- ERP Управление предприятием 2 (версия 2.5.8.191 и выше).
- Комплексная автоматизация 2.5 (версия 2.5.8.191 и выше).
Для успешной работы модуля рекомендуется использовать указанные или более поздние версии указанных конфигураций.
Первое использование: установка модуля
Этот список указывает на версии и редакции конфигураций 1С, которые совместимы с модулем 1С КЭДО. Для успешной работы модуля рекомендуется использовать указанные или более поздние версии указанных конфигураций.
При установке расширения конфигурации необходимо выполнить следующий порядок действий:
- Получите файл расширения от вашего менеджера по сервису «Кадровый ЭДО». Обычно он поставляется в формате *.cfe.
- Убедитесь, что у вас есть права администратора платформы 1С.
- Перейдите в раздел «Сервис и настройки» → «Настройки» → «Параметры».
4. Установите флажок в поле «Режим технического специалиста».
6. Перейдите в раздел «Сервис и настройки» → «Функции для технического специалиста».
7. Выберите «Стандартные» → «Управление расширениями конфигурации».
9. В открывшемся окне управления расширениями нажмите «Добавить» и выберите файл расширения КЭДО.
10. Установите флажок в столбце «Активно». (слайдер вставить по картинке в каждый пункт).
Настройка КЭДО в 1С:Предприятие «Зарплата и кадры»
Для того чтобы настроить КЭДО в 1С:Предприятие «Зарплата и кадры» необходимо выполнить следующие действия:
- Запустите программу 1С:Предприятие и откройте раздел «Зарплата и кадры».
2. Перейдите в раздел «Настройки КЭДО». В настройках вы найдете вкладки «Общие» и «Пользовательские». Общие настройки доступны только пользователям с полными правами или с ролью «КЭДО Администратор».
3. В общих настройках:
- В полях «Тип подписи по умолчанию» и «Запрашивать тип подписи» установите нужные значения. Эти настройки не обязательны и могут быть выбраны при отправке документов.
- В поле «Вид сервера КЭДО» укажите тип сервера — рабочий или тестовый.
- В зависимости от выбора вида сервера, укажите соответствующий сгенерированный ключ API в строке «Ключ API» или «Тестовый ключ API».
4. В пользовательских настройках:
- В поле «Использовать КЭДО» установите значение «Да».
- В поле «Способ авторизации» выберите предпочтительный способ входа: с паролем или с авторизацией на портале. Для пользователей с дополнительным подтверждением входа через СМС, выберите авторизацию на портале.
5. После установки всех необходимых настроек, нажмите «Применить настройки».
Если выбрана авторизация на портале:
-
- В общих настройках нажмите «Сопоставление объектов КЭДО и 1С».
- Проверьте, что организация и сотрудники в 1С и в сервисе корректно связаны.
Добавление электронной подписи
Порядок действий, который необходимо выполнить для того, что бы добавить электронную подпись:
- Перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
2. В разделе «Электронная подпись и шифрование» установите флажок в поле «Электронные подписи».
4. На вкладке «Сертификаты» нажмите «Добавить» → «Из установленных на компьютере».
5. Выберите из списка действующий сертификат и нажмите «Далее».
6. Проверьте данные сертификата и нажмите «Добавить».
7. На вкладке «Программы» снимите флажки в полях «Проверять подписи и сертификаты на сервере» и «Подписывать на сервере».
Настройка структуры организации
Для переноса всей структуры организации из 1С в КЭДО выполните следующие шаги:
- На вкладке «Сотрудники и подразделения» выберите «Связь с 1С» → «Структура организации» → «Синхронизовать».
- Определите, что требуется синхронизировать. Можно передать всю структуру или синхронизировать только элементы, связанные с подключенными сотрудниками.
4. Элементы, существующие в 1С, но отсутствующие в КЭДО, будут созданы в КЭДО и связаны с 1С.
5. Элементы, существующие в КЭДО, но отсутствующие в 1С, не будут обработаны.
Приглашение сотрудников в модуль
Для отправки приглашения перейдите на вкладку «Сотрудники», выберите неподключенного участника и нажмите кнопку «Пригласить».
Для массовой отправки приглашений по всему списку выполните следующие действия:
- Выберите первого сотрудника вверху списка. убрать в обычный текст
- Прокрутите страницу вниз до конца списка.
- Удерживая клавишу Shift, выберите последнего сотрудника из списка.
- Нажмите кнопку «Пригласить».
Если необходимо отправить приглашение не всем сотрудникам в списке, а только выбранным, выполните следующие действия:
- Удерживая клавишу Ctrl, выберите нужных сотрудников. убрать в обычный текст
- Нажмите кнопку «Пригласить».
Важно: при массовой отправке приглашений убедитесь, что заполнены все обязательные поля: адрес электронной почты, подразделение должность.
Кроме того, можно устанавливать права доступа в сервисе для каждого нового сотрудника:
Работа с документами
Список документов в модуле
На странице документов КЭДО отображаются как входящие, так и исходящие документы. Это позволяет пользователям удобно отслеживать и управлять всеми электронными документами, поступающими и отправляемыми через систему. При этом документы могут быть отфильтрованы по различным критериям, таким как дата, статус, тип документа и другие параметры, что облегчает поиск и организацию рабочего процесса. Расположение как входящих, так и исходящих документов на одной странице упрощает взаимодействие с документооборотом и повышает эффективность работы пользователей.
Кадровик имеет доступ к следующим документам:
-
- Документы, которые он сам отправил.
- Документы, которые лично были получены им на согласование, подписание, ознакомление или для наблюдения.
- Документы, полученные подразделением, в котором кадровик числится в системе.
Например: если документ отправлен кадровому отделу, он будет доступен всем сотрудникам этого отдела. Чтобы увидеть новые документы, отправленные сотрудниками через веб-приложение, кадровик должен выполнить обмен с сервером.
В модуле КЭДО возможны следующие статусы документов:
- «На подпись»: документ требует подписи кадровика.
- «На согласование»: документ требует согласования от кадровика.
- «Отказ в согласовании»: кадровик отказал в согласовании документа.
- «Ожидание»: после кадровика в маршруте есть другие участники, от которых нужна подпись или согласование.
- «Завершен»: работа с документом завершена.
Выгрузка документа и документооборота:
— Вы можете выгрузить как сам документ, так и весь документооборот по нему. Для этого просто выберите нужный документ и нажмите на значок, затем выберите «Документ» или «Документооборот».
— При выгрузке документооборота формируется архив, включающий сам документ, его печатную форму, протокол движения документа и все подписи сторон.
Штамп электронной подписи:
— Для просмотра штампа электронной подписи на подписанном документе, откройте его печатную форму, нажав на соответствующий значок. Синий штамп будет расположен в конце документа.
Обработка входящих документов
Чтобы выбрать входящий документ КЭДО, требующий подписи, следует выполнить следующие действия:
- Используйте фильтр «Только необработанные», чтобы найти все документы, требующие обработки.
- Для просмотра выбранного документа дважды щелкните по нему в столбце «Документ КЭДО».
- Проверьте содержание документа.
- Если все данные верны, перейдите к столбцу «Статус» и нажмите на документ.
- В открывшемся окне выберите опцию «Подписать».
Отправка документов 1С
Процесс отправки документов сотруднику через систему 1С.
- Переход в раздел «Кадры» и выбор «Все кадровые документы».
2. Вход в карточку нужного документа.
3. Нажатие кнопки «Печать» и выбор нужной формы документа.
4. Отправка документа в систему КЭДО.
5. Проверка подписанта и выбор типа подписи.
6. Повторная отправка документа в систему КЭДО.
После выполнения этих этапов документ отправляется сотруднику и ожидает подписания, а его статус в системе КЭДО меняется на «Ожидание».
Отправка документов с компьютера
Отправка документов с компьютера с использованием функционала системы КЭДО:
- На начальной странице системы КЭДО нажмите «Отправить файл с компьютера».
2. Выберите нужный документ на вашем компьютере и нажмите «Открыть».
3. Выберите подписанта и, при необходимости, других участников маршрута, а также тип подписи.
4. Нажмите «Отправить в КЭДО».
После выполнения этих этапов документ отправляется сотруднику и ожидает подписания, а его статус в системе КЭДО меняется на «Ожидание».
Отправка документов пакетом
Процесс отправки нескольких документов в системе КЭДО.
- Войдите в карточку одного из документов.
2. Нажмите «Печать» и выберите нужную форму документа.
3. Нажмите «Отправить в КЭДО».
4. Добавьте остальные документы в пакет для отправки, используя кнопки «Добавить с компьютера» или «Добавить из 1С».
5. При добавлении из 1С выберите сотрудника и нужный документ, затем нажмите «Выбрать».
5. При добавлении из 1С выберите сотрудника и нужный документ, затем нажмите «Выбрать».
Для каждого добавленного документа выберите печатную форму.
6. Установите тип подписей и нажмите «Отправить в КЭДО».
После выполнения этих шагов все документы будут добавлены в пакет для отправки в систему КЭДО и будут ожидать подписания соответствующими участниками.
Отправка с листом ознакомления
Перед отправкой документа:
- Нажмите на кнопку «Добавить» и выберите роль «Лист ознакомления».
2. Добавьте сотрудников, которым нужно направить документ на ознакомление. Можно добавить как отдельных сотрудников, так и целые подразделения. В случае выбора подразделения, все его сотрудники получат документ.
3. После добавления всех нужных сотрудников нажмите «Завершить редактирование списка».
4. Выберите тип подписи и укажите срок обработки документа.
5. Нажмите «Отправить в КЭДО».
В дальнейшем можно будет посмотреть список участников с возможностью выбрать сотрудников, которые еще не ознакомились с документом. Для этого встаньте на нужный документ и, нажав правую кнопку мыши, выберите команду «Лист ознакомления».
Работа с маршрутами
Модуль позволяет сохранять маршруты документов для повторного использования. Перед отправкой документов необходимо выполнить следующие действия:
- Нажмите кнопку «Добавить», чтобы последовательно добавить роли и сотрудников, которые должны обработать документ.
2. Нажмите на значок ☆, чтобы сохранить маршрут.
Позднее вы сможете нажать на «Сохраненные маршруты», чтобы использовать нужный маршрут.
Заполните и оставьте заявку, чтобы внедрить КЭДО
и осуществлять обмен кадровыми документами онлайн: