Модуль КЭДО 1C

Модуль КЭДО 1С представляет собой интегрированное программное решение, разработанное для управления кадровым электронным документооборотом (КЭДО) в организации с использованием платформы 1С:Предприятие. Этот модуль обеспечивает автоматизацию процессов создания, обработки, хранения и управления кадровыми документами, такими как приказы, трудовые контракты, отпуска и другие.

Поддерживаемые конфигурации 1С

Список поддерживаемых конфигураций 1С для модуля КЭДО:

  1. Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 (версия 3.1.14.129 и выше).
  2. Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5 (версия 2.5.167.1 и выше).
  3. Управление производственным предприятием, ред. 1.3 (версия 1.3.167.1 и выше).
  4. Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 (версия 3.0.106.40 и выше).
  5. ERP Управление предприятием 2 (версия 2.5.8.191 и выше).
  6. Комплексная автоматизация 2.5 (версия 2.5.8.191 и выше).

Для успешной работы модуля рекомендуется использовать указанные или более поздние версии указанных конфигураций.

Первое использование: установка модуля

Этот список указывает на версии и редакции конфигураций 1С, которые совместимы с модулем 1С КЭДО. Для успешной работы модуля рекомендуется использовать указанные или более поздние версии указанных конфигураций.

При установке расширения конфигурации необходимо выполнить следующий порядок действий:

  1. Получите файл расширения от вашего менеджера по сервису «Кадровый ЭДО». Обычно он поставляется в формате *.cfe.
  2. Убедитесь, что у вас есть права администратора платформы 1С.
  3. Перейдите в раздел «Сервис и настройки» → «Настройки» → «Параметры».

 

4. Установите флажок в поле «Режим технического специалиста».

5. Нажмите «Применить» и «ОК».
6. Перейдите в раздел «Сервис и настройки» → «Функции для технического специалиста».

7. Выберите «Стандартные» → «Управление расширениями конфигурации».

8. Нажмите «Открыть».
9. В открывшемся окне управления расширениями нажмите «Добавить» и выберите файл расширения КЭДО.

10. Установите флажок в столбце «Активно». (слайдер вставить по картинке в каждый пункт).

Настройка КЭДО в 1С:Предприятие «Зарплата и кадры»

Для того чтобы настроить КЭДО в 1С:Предприятие «Зарплата и кадры» необходимо выполнить следующие действия:

  1. Запустите программу 1С:Предприятие и откройте раздел «Зарплата и кадры».

2. Перейдите в раздел «Настройки КЭДО». В настройках вы найдете вкладки «Общие» и «Пользовательские». Общие настройки доступны только пользователям с полными правами или с ролью «КЭДО Администратор».

3. В общих настройках:

  • В полях «Тип подписи по умолчанию» и «Запрашивать тип подписи» установите нужные значения. Эти настройки не обязательны и могут быть выбраны при отправке документов.
  • В поле «Вид сервера КЭДО» укажите тип сервера — рабочий или тестовый.
  • В зависимости от выбора вида сервера, укажите соответствующий сгенерированный ключ API в строке «Ключ API» или «Тестовый ключ API».

4. В пользовательских настройках:

  • В поле «Использовать КЭДО» установите значение «Да».
  • В поле «Способ авторизации» выберите предпочтительный способ входа: с паролем или с авторизацией на портале. Для пользователей с дополнительным подтверждением входа через СМС, выберите авторизацию на портале.

5. После установки всех необходимых настроек, нажмите «Применить настройки».

Если выбрана авторизация на портале:

    • В общих настройках нажмите «Сопоставление объектов КЭДО и 1С».
    • Проверьте, что организация и сотрудники в 1С и в сервисе корректно связаны.

Добавление электронной подписи

Порядок действий, который необходимо выполнить для того, что бы добавить электронную подпись:

  1. Перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами».

2. В разделе «Электронная подпись и шифрование» установите флажок в поле «Электронные подписи».

3. В этом же разделе перейдите в «Настройки электронной подписи и шифрования».
4. На вкладке «Сертификаты» нажмите «Добавить» → «Из установленных на компьютере».

5. Выберите из списка действующий сертификат и нажмите «Далее».

6. Проверьте данные сертификата и нажмите «Добавить».

7. На вкладке «Программы» снимите флажки в полях «Проверять подписи и сертификаты на сервере» и «Подписывать на сервере».

Настройка структуры организации

Для переноса всей структуры организации из 1С в КЭДО выполните следующие шаги:

  1. На вкладке «Сотрудники и подразделения» выберите «Связь с 1С» → «Структура организации» → «Синхронизовать».
  2. Определите, что требуется синхронизировать. Можно передать всю структуру или синхронизировать только элементы, связанные с подключенными сотрудниками.
3. После синхронизации будет установлена связь между совпадающими элементами.
4. Элементы, существующие в 1С, но отсутствующие в КЭДО, будут созданы в КЭДО и связаны с 1С.
5. Элементы, существующие в КЭДО, но отсутствующие в 1С, не будут обработаны.

Приглашение сотрудников в модуль

Для отправки приглашения перейдите на вкладку «Сотрудники», выберите неподключенного участника и нажмите кнопку «Пригласить».

Для массовой отправки приглашений по всему списку выполните следующие действия:

  • Выберите первого сотрудника вверху списка. убрать в обычный текст
  • Прокрутите страницу вниз до конца списка.
  • Удерживая клавишу Shift, выберите последнего сотрудника из списка.
  • Нажмите кнопку «Пригласить».

Если необходимо отправить приглашение не всем сотрудникам в списке, а только выбранным, выполните следующие действия:

  • Удерживая клавишу Ctrl, выберите нужных сотрудников. убрать в обычный текст
  • Нажмите кнопку «Пригласить».
r

Важно: при массовой отправке приглашений убедитесь, что заполнены все обязательные поля: адрес электронной почты, подразделение должность.

Кроме того, можно устанавливать права доступа в сервисе для каждого нового сотрудника:

Работа с документами

Список документов в модуле

На странице документов КЭДО отображаются как входящие, так и исходящие документы. Это позволяет пользователям удобно отслеживать и управлять всеми электронными документами, поступающими и отправляемыми через систему. При этом документы могут быть отфильтрованы по различным критериям, таким как дата, статус, тип документа и другие параметры, что облегчает поиск и организацию рабочего процесса. Расположение как входящих, так и исходящих документов на одной странице упрощает взаимодействие с документооборотом и повышает эффективность работы пользователей.

Кадровик имеет доступ к следующим документам:

    • Документы, которые он сам отправил.
    • Документы, которые лично были получены им на согласование, подписание, ознакомление или для наблюдения.
    • Документы, полученные подразделением, в котором кадровик числится в системе.

Например: если документ отправлен кадровому отделу, он будет доступен всем сотрудникам этого отдела. Чтобы увидеть новые документы, отправленные сотрудниками через веб-приложение, кадровик должен выполнить обмен с сервером.

В модуле КЭДО возможны следующие статусы документов:

  • «На подпись»: документ требует подписи кадровика.
  • «На согласование»: документ требует согласования от кадровика.
  • «Отказ в согласовании»: кадровик отказал в согласовании документа.
  • «Ожидание»: после кадровика в маршруте есть другие участники, от которых нужна подпись или согласование.
  • «Завершен»: работа с документом завершена.

Выгрузка документа и документооборота:

— Вы можете выгрузить как сам документ, так и весь документооборот по нему. Для этого просто выберите нужный документ и нажмите на значок, затем выберите «Документ» или «Документооборот».

— При выгрузке документооборота формируется архив, включающий сам документ, его печатную форму, протокол движения документа и все подписи сторон.

Штамп электронной подписи:

— Для просмотра штампа электронной подписи на подписанном документе, откройте его печатную форму, нажав на соответствующий значок. Синий штамп будет расположен в конце документа.

Обработка входящих документов

Чтобы выбрать входящий документ КЭДО, требующий подписи, следует выполнить следующие действия:

  • Используйте фильтр «Только необработанные», чтобы найти все документы, требующие обработки.
  • Для просмотра выбранного документа дважды щелкните по нему в столбце «Документ КЭДО».
  • Проверьте содержание документа.
  • Если все данные верны, перейдите к столбцу «Статус» и нажмите на документ.
  • В открывшемся окне выберите опцию «Подписать».

Отправка документов 1С

Процесс отправки документов сотруднику через систему 1С.

  1. Переход в раздел «Кадры» и выбор «Все кадровые документы».

2. Вход в карточку нужного документа.
3. Нажатие кнопки «Печать» и выбор нужной формы документа.

4. Отправка документа в систему КЭДО.

5. Проверка подписанта и выбор типа подписи.

6. Повторная отправка документа в систему КЭДО.

После выполнения этих этапов документ отправляется сотруднику и ожидает подписания, а его статус в системе КЭДО меняется на «Ожидание».

Отправка документов с компьютера с использованием функционала системы КЭДО:

  1. На начальной странице системы КЭДО нажмите «Отправить файл с компьютера».

2. Выберите нужный документ на вашем компьютере и нажмите «Открыть».

3. Выберите подписанта и, при необходимости, других участников маршрута, а также тип подписи.

4. Нажмите «Отправить в КЭДО».

После выполнения этих этапов документ отправляется сотруднику и ожидает подписания, а его статус в системе КЭДО меняется на «Ожидание».

Отправка документов пакетом 

Процесс отправки нескольких документов в системе КЭДО.

  1. Войдите в карточку одного из документов.

2. Нажмите «Печать» и выберите нужную форму документа.

3. Нажмите «Отправить в КЭДО».

4. Добавьте остальные документы в пакет для отправки, используя кнопки «Добавить с компьютера» или «Добавить из 1С».

5. При добавлении из 1С выберите сотрудника и нужный документ, затем нажмите «Выбрать». 

5. При добавлении из 1С выберите сотрудника и нужный документ, затем нажмите «Выбрать». 

Для каждого добавленного документа выберите печатную форму.

6. Установите тип подписей и нажмите «Отправить в КЭДО».

После выполнения этих шагов все документы будут добавлены в пакет для отправки в систему КЭДО и будут ожидать подписания соответствующими участниками.

 

Отправка с листом ознакомления

r

Обратите внимание: нельзя включить маршрут ознакомления в формализованные документы. Для ознакомления с такими документами необходимо создать отдельный формализованный документ об ознакомлении для каждого сотрудника и отправить его на подписание.

Перед отправкой документа:

  1. Нажмите на кнопку «Добавить» и выберите роль «Лист ознакомления».

2. Добавьте сотрудников, которым нужно направить документ на ознакомление. Можно добавить как отдельных сотрудников, так и целые подразделения. В случае выбора подразделения, все его сотрудники получат документ.

3. После добавления всех нужных сотрудников нажмите «Завершить редактирование списка».
4. Выберите тип подписи и укажите срок обработки документа.

5. Нажмите «Отправить в КЭДО».

В дальнейшем можно будет посмотреть список участников с возможностью выбрать сотрудников, которые еще не ознакомились с документом. Для этого встаньте на нужный документ и, нажав правую кнопку мыши, выберите команду «Лист ознакомления».

Работа с маршрутами

Модуль позволяет сохранять маршруты документов для повторного использования.  Перед отправкой документов необходимо выполнить следующие действия:

  1. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы последовательно добавить роли и сотрудников, которые должны обработать документ.

2. Нажмите на значок , чтобы сохранить маршрут.

3. Введите название маршрута и нажмите «Сохранить».
Позднее вы сможете нажать на «Сохраненные маршруты», чтобы использовать нужный маршрут.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.КЭДО.