Маршруты согласования

Маршруты в системе документооборота — это последовательность этапов, через которые проходит документ, а также участники и их роли на каждом этапе. Они определяют порядок передачи документа от одного участника к другому и указывают, какие конкретные действия должны быть выполнены на каждом этапе.

Маршрут обеспечивает контроль и управление процессом обработки документа, а также позволяет автоматизировать и стандартизировать рабочие процессы в организации.

Обычный маршрут

В веб-сервисе документооборота маршрут отправленного документа представлен в левой части интерфейса.
Вот некоторые особенности работы с маршрутами:
U

Настройка маршрута перед отправкой: Маршрут настраивается каждый раз перед отправкой документа, если в организации не установлены преднастроенные маршруты.

Обязательное наличие подписанта: В маршруте должен присутствовать хотя бы один подписант. Это может быть отправитель документа или любой другой участник.

Доступ к документу на каждом этапе: Участник маршрута получает доступ к документу, как только до него дойдет очередь. Однако, есть исключение для «Листа ознакомления», где участники могут обрабатывать документ независимо друг от друга.

Максимальное количество участников: В документообороте могут участвовать до 900 участников.

Изменение маршрута: Маршрут можно изменить до завершения документооборота. Участники документооборота или сотрудник с правами «документоведа» могут внести изменения. Однако, если участнику нужно выполнить действие по маршруту, он может изменить маршрут только для других участников, а не для себя.

При подготовке документа для отправки формируется маршрут, включая действия каждого участника. На первом шаге показан отправитель документа, который может выбрать тип подписи или оставить комментарий.
Для добавления дополнительных шагов в маршрут следует нажать ссылку «+ Добавить». После этого определяется тип действия для каждого участника:
  • Согласующий: участник согласовывает документ, решая согласовать или отклонить его.
  • Подписант: участник подписывает документ, выбирая тип подписи (КЭП, НЭП или ПЭП). Может быть указано обязательное приложение МЧД.
  • Ознакомление: документ отправляется массово для ознакомления всем участникам листа ознакомления.
  • Наблюдатель: участник только просматривает документооборот, не влияя на его движение.
При настройке участников маршрута можно указать сотрудника, подразделение или должность. Чтобы запустить документ по маршруту, необходимо нажать кнопку «подписать и отправить» либо «отправить» (если документ не требует подписания).

Аналогичные действия для создания маршрута могут быть выполнены в модуле 1С КЭДО.

Преднастроенный маршрут

Преднастроенный маршрут — это автоматически применяемый маршрут после загрузки документа в систему управления документооборотом (КЭДО). Выбор конкретного маршрута зависит от типа документа, указанного при загрузке.

В начале использования сервиса преднастроенных маршрутов нет. Их создание и настройку могут выполнять сотрудники с доступом к функционалу «Просмотр и редактирование маршрутов». Если вам необходимо добавить новые типы документов, используемые только в вашей организации, вы можете обратиться в службу поддержки.

Особенности преднастроенных маршрутов:

Настраивается для конкретного подразделения: каждый маршрут настраивается для определенного подразделения. Все сотрудники этого подразделения автоматически получают соответствующий маршрут.

Возможность редактирования: после применения преднастроенного маршрута отправитель может отредактировать его, если у него есть соответствующие разрешения.

Приоритет маршрута для сотрудника с несколькими подразделениями: если сотрудник принадлежит нескольким подразделениям, ему применяется только один маршрут (выбирается случайным образом).

Необходимость наличия хотя бы одного подписанта: в каждом маршруте должен присутствовать хотя бы один подписант.

Применение маршрутов головного подразделения: маршруты головного подразделения применяются и к сотрудникам дочерних подразделений, если для дочерних подразделений не настроены собственные маршруты.

Настройка маршрутов после добавления подразделений и сотрудников: настройка преднастроенных маршрутов становится доступной только после того, как все подразделения и сотрудники добавлены в систему.

Выбор конкретного маршрута осуществляется на основе подразделения отправителя и выбранного типа документа. При загрузке документа учитывается тип документа, указанный отправителем, и применяется соответствующий преднастроенный маршрут.

Также возможно привязать шаблоны документов к преднастроенным маршрутам. При загрузке шаблона выбирается нужный тип документа, и если для этого типа документа настроен соответствующий маршрут, он будет применен автоматически.

Кроме того, можно назначить маршрут по умолчанию для подразделения. Этот маршрут будет автоматически применен, если отправитель выберет тип документа, для которого маршрут не был настроен.

Настройка

В разделе «Маршруты» можно управлять заранее настроенными маршрутами: просматривать, редактировать или удалять уже существующие и создавать новые. Доступ к этому разделу имеют только сотрудники, обладающие правом «Просмотр и редактирование преднастроенных маршрутов», установленным в их личных настройках.
r

Обратите внимание: маршруты, включающие этап ознакомления с документом неформализованного типа, не могут быть настроены здесь. Для настройки таких маршрутов следует обратиться в техническую поддержку.

Порядок работы со списком преднастроенных маршрутов

Для скачивания свежей версии шаблона маршрутов и справочников:

1.Нажмите на кнопку «Скачать список маршрутов»

2. После загрузки файла удалите из него все маршруты, которые не требуется изменять.
3. Чтобы добавить новый маршрут, заполните информацию о нем в новой строке, оставив поле «Id маршрута» пустым.
4. Чтобы удалить устаревший маршрут, введите любую дату в поле «Удален» этого маршрута. Удаленный маршрут больше не будет попадать в выгрузку.
5. Если нужно изменить маршрут, внесите соответствующие изменения в строку с соответствующим «Id маршрута».
6. Сохраните файл шаблона после внесения изменений.
7. Загрузите файл. Он должен быть формата XLS и размером не более 150 Мб.
8. Дождитесь завершения создания маршрутов в сервисе.

  • При успешном импорте появится сообщение «Загрузка успешно завершена».
  • Если при загрузке обнаружатся ошибки, появится соответствующее сообщение. В таком случае скачайте список ошибок, чтобы их исправить, и загрузите шаблон с маршрутами заново. В сообщении об ошибках будет указано, в какой строке допущена ошибка.

Правила работы с маршрутами

При создании маршрутов важно следовать определенным правилам и учитывать особенности настройки в КЭДО:

Предварительная подготовка данных: Перед настройкой маршрутов необходимо убедиться, что все необходимые данные о сотрудниках, подразделениях, должностях и типах документов уже созданы в системе. Если каких-то данных не хватает, их следует добавить до начала настройки маршрутов.

Определение маршрута: Маршрут документа определяется на основе подразделения, в котором работает инициатор, и выбранного типа документа. Поэтому каждая комбинация типа документа и подразделения может использоваться только один раз.

Наследование маршрутов: Дочерние подразделения автоматически наследуют маршруты от родительских. Однако, если в дочернем подразделении настроен хотя бы один собственный маршрут, наследование от родительского подразделения прекращается.

Участники маршрута: В каждом маршруте должен присутствовать хотя бы один участник помимо отправителя и один подписант. Если среди шагов маршрута нет подписанта, инициатор должен указать тип подписи.

Определение участников: Участник маршрута может быть указан как сотрудник по ФИО или id, должность в подразделении или подразделение. Если указана должность или подразделение, маршрут будет применен ко всем подходящим сотрудникам.

Использование id: При экспорте и импорте справочников следует использовать id вместо названий, особенно если есть совпадающие значения в разных подразделениях.

Маршрут с листом ознакомления неформализованного типа: Настройка такого маршрута возможна только через обращение в техническую поддержку.

Заполнение шаблона

Шаблон содержит несколько листов, каждый из которых предназначен для определенных настроек.

Лист «Маршруты»

  • id маршрута: Уникальный идентификатор маршрута, который формируется автоматически.
  • Название маршрута: Произвольное название маршрута.
  • Создан: Дата создания маршрута, генерируется автоматически при создании.
  • Удален: Дата удаления маршрута, заполняется только при удалении маршрута.
  • Тип документа: Название типа документа, для которого предназначен маршрут. При загрузке документа сотрудники выбирают тип из списка, и маршрут автоматически подтягивается на основе этого выбора. Если требуется использовать несколько формализованных типов «Иные документы» с одинаковым кодом 12.999 в одном подразделении, каждому из них следует присвоить уникальное название, а затем обратиться в техническую поддержку для настройки в системе.
  • Подразделение: Название подразделения, для которого предназначен маршрут. Маршрут будет применяться только к сотрудникам-инициаторам из этого подразделения. Если в системе есть подразделения с одинаковыми названиями, рекомендуется указать id подразделения, который можно найти на вкладке «Подразделения».

Лист «Инициатор»

  • Здесь указывается тип подписи для инициатора отправки документа. Можно указать комбинации из значений, перечисленных через запятую, таких как КЭП, НЭП, ПЭП, МЧД (КЭП).

Лист «Этап маршрута»

  • Действие: Показывает, какое действие будет совершать участник на этом этапе маршрута. Можно указать следующие значения: «Согласовать»,«Подписать», «Наблюдать».
  • Подразделение: Если участник этапа — подразделение, здесь указывается его название.
  • Должность в подразделении: Если участник этапа — должность в подразделении, здесь указывается название должности.
  • Тип подписи: Здесь указывается, каким типом подписи должен быть подписан документ. Может быть пустым или принимать значения: «КЭП», «НЭП», «ПЭП», «МЧД (КЭП)».
Соблюдение этих правил поможет эффективно настроить маршруты в КЭДО и обеспечить бесперебойную работу системы документооборота.

Подразделения

На данной вкладке перечислены все подразделения, которые были созданы в системе КЭДО. Каждое подразделение представлено следующими данными:
  1. ID подразделения: Уникальный идентификатор подразделения в системе.
  2. Название: Наименование подразделения.
  3. Родительское подразделение: Если подразделение имеет родительское подразделение, здесь указывается его ID. Это позволяет определить иерархию подразделений в системе.
Можно просмотреть необходимую информацию о подразделениях, включая их ID, название и связь с родительскими подразделениями. Это позволяет управлять структурой подразделений в системе КЭДО и проводить соответствующие настройки маршрутов и доступа.

Должности в подразделениях

На данной вкладке содержится список всех должностей, которые были созданы в подразделениях. Каждая должность представлена следующей информацией:
  1. ID должности: Уникальный идентификатор должности в системе.
  2. Название должности: Наименование должности.
  3. Подразделение: Подразделение, к которому привязана данная должность.
Подразделения выделены жирным шрифтом, что позволяет пользователю быстро определить, к какому подразделению относится каждая должность. Это обеспечивает удобство при просмотре и управлении списком должностей в системе, позволяя легко определять их принадлежность к конкретным подразделениям.

Сотрудники

На данном листе представлен список всех сотрудников, которые работают в системе КЭДО. Каждый сотрудник имеет уникальный ID и идентификатор, что позволяет однозначно идентифицировать их в системе.

Типы документов

В организации по умолчанию уже заведено 124 системных формализованных типа кадровых документов и один неформализованный тип. Здесь перечислены типы документов, созданные для данной организации, а также системные типы.

Каждый тип документа характеризуется следующими атрибутами:

  1. ID типа: Уникальный идентификатор типа документа. У системных типов он начинается с нуля.
  2. Тип документа: Наименование типа документа.
  3. Код документа: Код, который соответствует документу в соответствии с Приказом № 578н.
  4. Признак: Определяет, является ли тип документа формализованным (для кадровых документов) или неформализованным (для всех остальных).

Массовое добавление в лист ознакомления

Лист ознакомления в маршруте предназначен для того, чтобы сразу несколько участников могли ознакомиться с документом и независимо друг от друга его обработать. Данный этап позволяет добавлять сотрудников для ознакомления списком из файла. Однако добавление подразделений таким образом не поддерживается.

Процесс добавления сотрудников из списка выглядит следующим образом:

  1. Подготовьте файл в формате CSV со списком сотрудников. Вы можете использовать список сотрудников из раздела «Сотрудники» или скачать шаблон из окна листа ознакомления при загрузке списка участников.
l

Убедитесь, что файл соответствует следующим требованиям:

  • Формат файла должен быть CSV.
  • Максимальный размер файла — 1 Мб.
  • Файл должен содержать столбец с заголовком «Уникальный идентификатор», в котором указаны идентификаторы нужных сотрудников. КЭДО будет добавлять сотрудников именно по этим значениям. В файле также могут быть другие столбцы.
  • В списке не должно быть более 900 сотрудников. Это ограничение действует и на маршрут в целом.
  • 2. На шаге «Лист ознакомления» в маршруте нажмите на ссылку «Загрузить список участников».
    3. Загрузите заранее подготовленный файл.
    4. Если в списке указаны уволенные сотрудники или неправильные идентификаторы, система сообщит об этом. Вы сможете скачать список таких участников.
    r

    Обратите внимание: если в процессе загрузки возникнут ошибки, вы получите соответствующее уведомление. Чтобы исправить ошибки, скачайте список ошибок, который поможет вам найти и устранить проблемы в шаблоне маршрутов. В сообщении об ошибках будет указан номер строки, где допущена ошибка.

    Отправьте заявку и начните работать в Контур.КЭДО.