Внедрение КЭДО в организации

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится все более популярной технологией среди российских компаний.
Однако не у всех предприятий есть полная информация о преимуществах и особенностях внедрения КЭДО.
В данной статье мы расскажем, какие кадровые документы можно перевести в онлайн, какие выгоды это принесет, и как легко осуществить переход на КЭДО без трудностей.

Какими документами можно обмениваться

В сфере трудовых отношений кадровые отделы используют более 80 различных типов документов, таких как трудовые договоры, приказы, заявления, положения, распоряжения и прочие. С началом ноября 2021 года изменения в Трудовом кодексе предоставили компаниям возможность создавать и подписывать документы в электронном формате без необходимости их дублирования на бумаге.
l

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере труда регулируется:

  • Статьи 22.1–22.3 и 312.2–312.3 ТК РФ;
  • федеральный закон №63 «Об электронной подписи».

Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

ЭДО позволяет обрабатывать различные кадровые документы, за исключением приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве и журналов регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
r

Обратите внимание: нормы по использованию электронных документов не распространяются на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности.

l

Электронные документы обладают юридической силой и признаются государственными органами и в суде, при условии соблюдения законодательных требований и использовании правильной электронной подписи (ЭП).

Виды ЭП используемых в КЭДО

В КЭДО используются все виды ЭП, выбор зависит от типа документа и лица, подписывающего его.

Например:

Для подписания трудовых договоров или договоров о материальной ответственности работодатель должен использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Сотрудник может воспользоваться как квалифицированной, так и неквалифицированной электронной подписью (НЭП), выданной через электронное правительство или при заключении дополнительного соглашения об использовании НЭП.

В остальных сценариях компания может также использовать НЭП, а сотруднику предоставляется возможность простой электронной подписи (ПЭП), если дополнительное соглашение содержит условия ее проверки и требования к конфиденциальности.

Сервис КЭДО от Контура обеспечивает соблюдение законодательных норм при передаче данных, а также автоматическую проверку действительности сертификата электронной подписи при отправке документа.

Для чего внедряют КЭДО в организации

Руководство и сотрудники предприятия принимают самостоятельное решение о внедрении КЭДО, несмотря на отсутствие обязательных требований в данной области. Внедрение КЭДО приносит выгоду всем участникам процесса.

Руководитель: снижает затраты, эффективно собирает необходимые юридически значимые доказательства от сотрудников, соблюдает нормы трудового законодательства и избегает риска получения штрафов от проверяющих органов за неподписанные документы.

Кадровые специалисты: экономят время, освобождаясь от рутины, контролируют онлайн-подписание документов работниками и своевременно передают необходимые данные в бухгалтерию.

Сотрудники: могут удобно подписывать документы с компьютера или смартфона, избегая посещения офиса, и легко находят нужные заявления или инструкции.

Работа с документами в Контур.КЭДО

Работа с документами в КЭДО включает в себя ряд ключевых операций, которые позволяют управлять документами, обмениваться ими и контролировать их движение. Ниже представлены основной порядок работы с документами в КЭДО:
  1. Сотрудник подает заявление на отпуск.
  2. Руководитель согласует его онлайн.
  3. Кадровик оформляет приказ на отпуск и передает работнику на исполнение.
  1. Кадровик оформляет документы и направляет сотруднику.
  2. Сотрудник подписывает документ в сервисе Контур.КЭДО.
  3. Кадровик получает уведомление о подписании.
  4. Электронный документ сохраняется в системе с постоянным доступом.

Преимущества внедрения КЭДО

e

Структуризация работы

Внедрение КЭДО помогает установить порядок, упростить делопроизводство и организовать четкую схему работы, в случае, если организация имеет сеть офисов, применяет гибридный режим работы или работает с вахтовым персоналом.

}

Оптимизация времени и снижение расходов

Электронные документы не требуют распечатки, отправки почтой или курьерской доставки. Внедрение КЭДО позволяет избежать необходимости подстраивать график работы под курьерские службы, а также экономит время кадрового специалиста.

R

Быстрое получение оригиналов документов

В случае большого количества удаленных сотрудников, сбор бумажных документов может занять продолжительное время. Внедрение КЭДО упрощает процесс для обеих сторон, документы проходят весь цикл документооборота в течение одного рабочего дня.

Переход к электронному архиву

С использованием сервиса КЭДО процесс поиска становится гораздо более эффективным, благодаря функции фильтрации по названию, дате и другим параметрам. Это особенно важно при предоставлении копий документов сотрудникам или предъявлении их контролирующим государственным органам.

Соблюдение корпоративных стандартов

IT-компании и представители технологического бизнеса придерживаются политике автоматизации процессов. Кадровый ЭДО помогает уменьшить использование бумаги и снизить транспортные издержки.

n

Расширение географии поиска новых сотрудников

КЭДО позволяет соискателям оформлять документы онлайн, избегая необходимости посещения офиса. Соискатели могут приглашать на работу сотрудников не зависимо от их географического положения.

Быстрый обмен документами между подразделениями

В организациях с удаленными бригадами сложности с подготовкой документов — увеличение сроков получения оригиналов и дополнительные затраты на доставку. КЭДО ускоряет процессы, исключает потерю документов и обеспечивает прозрачный контроль над процессом подписания.

Соблюдение требований ТК РФ

Долгий процесс обмена бумажными документами с удаленными сотрудниками, особенно в случае ошибок или повреждения бумаги, может привести к нарушению сроков оформления кадровых документов. В КЭДО весь процесс занимает минимум времени, а кадровики могут отслеживать статус подписания документов.

Этапы внедрения КЭДО

Внедрение КЭДО представляет собой стратегический процесс, направленный на оптимизацию внутренних ресурсов компании и повышение удобства и эффективности бизнес-процессов. Процесс внедрения КЭДО в компании включает в себя следующие этапы:

Этап 1. Выбор системы КЭДО:

  • Определение платформы для реализации КЭДО, такой как государственная платформа «Работа в России» или коммерческая система, например, КЭДО от Контура.
  • Этап 2. Назначение куратора проекта:

  • Определение ответственного лица или формирование рабочей группы, которая будет управлять внедрением КЭДО внутри компании.
  • Этап 3. Выбор первоочередных документов:

  • Определение категорий документов, которые будут первыми переведены в электронный вид. Например, начать с оформления отпусков.
  • Этап 4. Разработка Локальных Нормативных Актов (ЛНА):

  • Создание положения об электронном документообороте, регламента использования электронных подписей, заключения соглашений с сотрудниками и других необходимых инструкций.
  • Контур.КЭДО предоставляет шаблоны ЛНА.

    Этап 5. Уведомление персонала:

  • Проведение информационной кампании для сотрудников, объясняющей преимущества перехода на КЭДО и получение письменного согласия.
  • r

    Обратите внимание: Если сотрудник впервые трудоустраивается с 1 января 2022 года, с ним компания может обмениваться электронными документами без выраженного согласия.

    Этап 6. Приглашение сотрудников в систему:

  • Рассылка приглашений в КЭДО для всех сотрудников, выразивших согласие на переход.
  • Этап 7. Выпуск электронных подписей:

    • Выпуск необходимых электронных подписей для сотрудников, в том числе через сервис КЭДО или Госуслуги.
    Этап 8. Запуск и настройка сервиса:

  • Настройка интеграции КЭДО с учетной системой компании, тестирование и оптимизация маршрутов согласования.
  • Этап 9. Эксплуатация и поддержка:

    • Запуск сервиса и предоставление поддержки для сотрудников, а также постоянный мониторинг и оптимизация работы системы.

    Эксперты предоставят помощь на каждом этапе внедрения КЭДО и обеспечат беззаветный переход на электронные кадровые документы.

    Дополнительные детали о КЭДО, законодательстве и особенностях перехода доступны в информационном видео:

    Возможные проблемы при внедрении

    Переход на КЭДО часто сопровождается сложностями в адаптации сотрудников. Некоторые предпочитают работу бумажными документами, с трудом привыкают к изменениям или беспокоятся о безопасности своих личных данных.

    Организации успешно решают эту проблему, предоставляя:

    • обучение;
    • персональные консультации;
    • создавая инструкции и рекомендации;
    • а также проводя вебинары.

    Некоторые компании создают отдельный раздел с обучающими материалами внутри своей CRM-системы, а также привлекают юристов для убеждения сотрудников. Наши эксперты предоставляют необходимую информацию и поддержку в этом процессе.

    Многие компании выбирают КЭДО от Контура из-за его понятного и гибкого интерфейса, функциональности, автоматизированных маршрутов согласования, наличия шаблонов документов, интеграции с 1С и другими учетными системами, а также благодаря надежной техподдержке и высокому уровню безопасности передачи и хранения данных.

    Эксперты КЭДО от Контура следят за изменениями в законодательстве, обеспечивая законность и юридическую значимость документооборота в сервисе.

    Подробности о подготовке кадровых процессов к переходу в ЭДО и введении КЭДО доступны в видео:

    В компаниях, успешно перешедших на систему электронного документооборота кадров (КЭДО), ключевыми факторами являются:

  • активное участие руководства и HR-специалистов;
  • перенос кадровых бумаг в цифровой формат и вовлечение персонала в процесс использования КЭДО.
  • Благодаря этому, предприятия достигают эффективной системы управления кадровой документацией. Документация доставляется адресатам за минуты, исключая риск её потери или повреждения. Работники получают возможность дистанционной работы без беспокойства о доставке подписанных бумаг и необходимости посещения офиса, что способствует экономии ресурсов компании, соблюдению норм закона и налаживанию эффективного взаимодействия с персоналом.

    Внедрение КЭДО значительно ускоряет процессы управления персоналом, уменьшая время с месяцев до минут, понижает затраты на обработку документов, освобождает HR-отдел от необходимости постоянного общения с сотрудниками из различных отделов и регионов, а также обеспечивает надёжный возврат подписанных документов.

    Заполните и оставьте заявку,  чтобы внедрить КЭДО
    и осуществлять обмен кадровыми документами онлайн.