Положение о переходе на КЭДО:
образец 2024 года

Для внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) в компанию требуется разработать и утвердить несколько важных локальных нормативных актов (ЛНА), включая положение о переходе на КЭДО.

Положение о переходе на КЭДО представляет собой документ, который устанавливает порядок и условия перехода организации на использование электронных документов в управлении кадровыми процессами.

В ноябре 2021 года Минтруд предоставил российским компаниям право вести кадровый документооборот в электронном формате.

Для чего нужно положение о КЭДО

Для успешного запуска КЭДО работодатель должен подготовить и утвердить два ключевых локальных акта, которые будут регулировать процесс перехода и устанавливать правила ведения электронного документооборота с сотрудниками:

  • положение о переходе на ЭДО;
  • положение о порядке ведения ЭДО.

Эти документы становятся важным звеном в обеспечении эффективного кадрового ЭДО в организации.

В статьях 22.1–22.3 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) дано определение ЭДО в трудовых отношениях и правила его ведения.

Эти же статьи устанавливают порядок внедрения КЭДО с использованием локальных нормативных документов (ЛНД) организации.

i

Положение о порядке ведения КЭДО — документ, необходимый для успешного запуска КЭДО в организации.

В данном документе требуется подробно определить сроки ознакомления с документами в цифровом формате и их подписания, предоставить информацию о проведении инструктажей, а также четко определить случаи, когда кадровые документы следует оформлять в бумажной форме.

Положение о переходе на КЭДО является важным документом, предоставляющим информацию работникам компании и контролирующим органам о спецификах внедрения кадрового ЭДО в конкретной организации.
i

Согласно ст. 22.2 ТК РФ, данное положение должно содержать следующие данные:

  1. Сведения об используемой информационной системе для ЭДО.
  2. Порядок доступа к информационной системе (при необходимости).
  3. Виды кадровых документов, которые будут переведены в электронный формат, и перечень категорий работников, подлежащих внедрению в кадровый ЭДО.
  4. Срок уведомления работников о переходе на КЭДО, а также информация о дате введения данного электронного документооборота в действие.

Инструкция и образец положения о КЭДО

Единой формы положения о КЭДО и строгих требований к содержанию этого документа нет. Поэтому можно разработать свою форму на локальном уровне — с учетом специфики организации и порядка ведения ЭДО описанного в ТК РФ.
l

Справка: Статья 22.2 ТК РФ. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.

Так как обязательная форма документа не установлена, его можно разбить на несколько тематических разделов, например:
h

Общие положения:
Настоящее положение направлено на внедрение КЭДО в [Название Вашей Организации]. В рамках этого документа определены цели, основные термины (ЭДО, КЭДО, УКЭП, УНЭП, Информационная система работодателя и перечень документов, вводимых в цифровом формате.

Подготовка и техническое оснащение: ответственным за переход на КЭДО является отдел кадров. Сотрудники подразделения проведут необходимые мероприятия, включая техническое оснащение системы и обучение персонала.

Порядок перехода: переход на КЭДО будет осуществляться в установленные сроки, с уведомлением сотрудников не позднее [указать срок]. Работники могут выразить свое согласие или отказ от использования ЭДО.

k

Порядок ведения КЭДО: ведение электронного документооборота будет осуществляться в информационной системе, где сотрудники получат доступ и смогут выпустить сертификаты электронной подписи. Сроки ознакомления с электронными документами будут установлены [указать сроки].

Обязанности и полномочия: компания берет на себя обязательства по расходам на внедрение и эксплуатацию системы, а также обязанности по хранению цифровых документов, созданных в системе.

q

Ответственность: обе стороны несут ответственность за соблюдение сроков работы с цифровыми документами и конфиденциальность ключа ЭП. Согласование с профсоюзом и юристами, после чего утверждение руководителем организации. [Подпись и дата утверждения] [ФИО и должность лица, утвердившего положение].

Команда экспертов Контур.КЭДО разработали шаблон положения о переходе на Кадровый ЭДО, его нужно только скачать и заполнить реквизиты организации.

Уведомление о внедрении КЭДО

Когда локальные акты составлены, перед запуском кадрового ЭДО, согласно ТК РФ, работодатель обязан уведомить персонал о переходе на КЭДО и запросить у всех согласие на ЭДО.

r

Важно: согласие не требуется от тех, кто был принят или будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого к этой дате нет трудового стажа (согласно ст. 22.2 ТК РФ).

Сотрудники компании имеют право отказаться от использования ЭДО и продолжать подписывать документы на бумаге (согласно ст. 22.2 ТК РФ). В таком случае кадровая служба обязана вести документооборот с этими работниками в бумажной форме. В последующем отказавшиеся от КЭДО сотрудники могут в любое время подписать согласие и приступить к обмену электронными кадровыми документами в системе работодателя вместе с остальным персоналом.

Оставляйте заявку и начните работать в Контур.КЭДО.