Положение о переходе на КЭДО:
образец 2024 года
Для внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) в компанию требуется разработать и утвердить несколько важных локальных нормативных актов (ЛНА), включая положение о переходе на КЭДО.
Положение о переходе на КЭДО представляет собой документ, который устанавливает порядок и условия перехода организации на использование электронных документов в управлении кадровыми процессами.
В ноябре 2021 года Минтруд предоставил российским компаниям право вести кадровый документооборот в электронном формате.
Для чего нужно положение о КЭДО
Для успешного запуска КЭДО работодатель должен подготовить и утвердить два ключевых локальных акта, которые будут регулировать процесс перехода и устанавливать правила ведения электронного документооборота с сотрудниками:
- положение о переходе на ЭДО;
- положение о порядке ведения ЭДО.
Эти документы становятся важным звеном в обеспечении эффективного кадрового ЭДО в организации.
В статьях 22.1–22.3 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) дано определение ЭДО в трудовых отношениях и правила его ведения.
Эти же статьи устанавливают порядок внедрения КЭДО с использованием локальных нормативных документов (ЛНД) организации.
Положение о порядке ведения КЭДО — документ, необходимый для успешного запуска КЭДО в организации.
В данном документе требуется подробно определить сроки ознакомления с документами в цифровом формате и их подписания, предоставить информацию о проведении инструктажей, а также четко определить случаи, когда кадровые документы следует оформлять в бумажной форме.
Согласно ст. 22.2 ТК РФ, данное положение должно содержать следующие данные:
- Сведения об используемой информационной системе для ЭДО.
- Порядок доступа к информационной системе (при необходимости).
- Виды кадровых документов, которые будут переведены в электронный формат, и перечень категорий работников, подлежащих внедрению в кадровый ЭДО.
- Срок уведомления работников о переходе на КЭДО, а также информация о дате введения данного электронного документооборота в действие.
Инструкция и образец положения о КЭДО
Справка: Статья 22.2 ТК РФ. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Общие положения:
Настоящее положение направлено на внедрение КЭДО в [Название Вашей Организации]. В рамках этого документа определены цели, основные термины (ЭДО, КЭДО, УКЭП, УНЭП, Информационная система работодателя и перечень документов, вводимых в цифровом формате.
Подготовка и техническое оснащение: ответственным за переход на КЭДО является отдел кадров. Сотрудники подразделения проведут необходимые мероприятия, включая техническое оснащение системы и обучение персонала.
Порядок перехода: переход на КЭДО будет осуществляться в установленные сроки, с уведомлением сотрудников не позднее [указать срок]. Работники могут выразить свое согласие или отказ от использования ЭДО.
Порядок ведения КЭДО: ведение электронного документооборота будет осуществляться в информационной системе, где сотрудники получат доступ и смогут выпустить сертификаты электронной подписи. Сроки ознакомления с электронными документами будут установлены [указать сроки].
Обязанности и полномочия: компания берет на себя обязательства по расходам на внедрение и эксплуатацию системы, а также обязанности по хранению цифровых документов, созданных в системе.
Ответственность: обе стороны несут ответственность за соблюдение сроков работы с цифровыми документами и конфиденциальность ключа ЭП. Согласование с профсоюзом и юристами, после чего утверждение руководителем организации. [Подпись и дата утверждения] [ФИО и должность лица, утвердившего положение].
Команда экспертов Контур.КЭДО разработали шаблон положения о переходе на Кадровый ЭДО, его нужно только скачать и заполнить реквизиты организации.
Уведомление о внедрении КЭДО
Когда локальные акты составлены, перед запуском кадрового ЭДО, согласно ТК РФ, работодатель обязан уведомить персонал о переходе на КЭДО и запросить у всех согласие на ЭДО.
Важно: согласие не требуется от тех, кто был принят или будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого к этой дате нет трудового стажа (согласно ст. 22.2 ТК РФ).
Сотрудники компании имеют право отказаться от использования ЭДО и продолжать подписывать документы на бумаге (согласно ст. 22.2 ТК РФ). В таком случае кадровая служба обязана вести документооборот с этими работниками в бумажной форме. В последующем отказавшиеся от КЭДО сотрудники могут в любое время подписать согласие и приступить к обмену электронными кадровыми документами в системе работодателя вместе с остальным персоналом.
Заполните и оставьте заявку, чтобы внедрить КЭДО
и осуществлять обмен кадровыми документами онлайн: