8-800-551-36-30

Написать

Подписание кадровых
электронных документов

Количество компаний, переходящих на кадровый электронный документооборот (КЭДО), постепенно растет.
В статье расскажем о том, возможно ли подписать все документы онлайн, какие типы электронных подписей необходимы,
и как их можно получить.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это аналог рукописной подписи. Она выполняет ту же функцию — обеспечивает юридическую значимость для документов и подтверждает авторство его владельца.

Существует три вида ЭП в соответствии с законодательством:

Простая электронная подпись (ПЭП): представляет собой обычную комбинацию логина и пароля, используемую для идентификации подписанта. Однако такая подпись не обеспечивает возможность определить, были ли данные изменены после ее нанесения, и, следовательно, она не подходит для юридически значимых документов.

r

Обратите внимание: применение ПЭП запрещено для документов, содержащих сведения о государственной тайне согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): обеспечивает более высокий уровень защиты и подтверждает как личность подписанта, так и неизменность файла.

r

Обратите внимание: для того чтобы документы с УНЭП были юридически значимы, стороны должны заключить соответствующее соглашение согласно ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): это наиболее защищенный тип подписи. Процедуру получения УКЭП утверждает ФСБ, и такую подпись можно получить только в аккредитованных удостоверяющих центрах, таких как УЦ Контура. УКЭП обладает полной юридической силой, а его использование не требует дополнительных соглашений между сторонами.

r

Обратите внимание: руководители организаций и ИП могут получить УКЭП только в УЦ Федеральной налоговой службы или у ее доверенных лиц.

Какие ЭП применяются в КЭДО

ЭП является ключевым элементом в КЭДО, поэтому ее применение напрямую зависит от должности сотрудника и степени значимости подписываемой документации.

ЭП работодателя
Руководитель организации или ИП используют УКЭП для подписания документов, обладающих юридической силой. УКЭП гарантирует принятие документов контролирующими госорганами и судами. Также можно использовать УНЭП, если Трудовой кодекс не запрещает применять ее для конкретного вида документа, порядок ее проверки закреплен соглашением или она выдана через электронное правительство.

ЭП для сотрудника кадрового отдела:
Сотруднику, ответственному за кадровый учет, или бухгалтеру, если он совмещает две роли, требуется УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД), если он действует от лица работодателя. С УКЭП можно заключать договоры, передавать данные в СФР и сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат.

ЭП работника:
Сотрудники компании могут использовать ПЭП или УНЭП, в зависимости от договоренностей с работодателем прописанных в трудовом договоре или локальном нормативном акте. ПЭП представляет собой логин и пароль для доступа в личный кабинет работника, ей можно подписать ограниченное число документов, а сотрудник вправе оспорить подписание из-за ненадежности подписи.

Какие кадровые документы подписываются ЭП

Перечень кадровых документов может различаться в зависимости от конкретного предприятия. Это обусловлено несколькими факторами, включая численность сотрудников, организационную структуру и сферу деятельности компании. Каждая организация имеет свои специфические потребности и требования к документации, необходимой для управления персоналом и соблюдения законодательных норм.
l

Возможности электронного подписания кадровых документов включают:

  • трудовые договоры;
  • личные карточки;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • положения об оплате труда;
  • расчетные листы;
  • положения о персональных данных и согласия на обработку;
  • правила внутреннего распорядка;
  • приказы и другие.

Важно: Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс РФ (ТКРФ), закрепив возможность использования электронного подписания кадровых документов, что регулируется статьями 22.1–22.3 и 312.2–312.3 ТК РФ.

Документы не подлежащие подписанию ЭП

Законодательство устанавливает несколько случаев, когда переход на электронные документы и использование электронных подписей недопустимы для кадровой документации.

Акты о несчастных случаях, приказы об увольнении сотрудников и журналы инструктажей по охране труда.

По этим документам требуется сохранение бумажного формата, а сотрудники должны вносить свои подписи вручную.

Важно: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности не подпадают под правила электронного документооборота, а регулируются законом № 430-ФЗ от 16.12.2019 г., который внес изменения в ТК РФ в отношении формирования таких данных в электронной форме.

l

Кроме того, статьей 22.3 ТК РФ устанавливаются специальные правила применения электронных подписей для следующих документов:

  • трудовые и ученические договоры;
  • договоры о материальной ответственности;
  • договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • изменения в указанные выше документы;
  • согласия на перевод;
  • заявления об увольнении и их отзывы;
  • приказы (распоряжения) о применении дисциплинарных взысканий и об ознакомлении с ними;
  • уведомления об изменении условий трудового договора и об ознакомлении с ними.

Эти документы требуют особых правил подписания и оформления в соответствии с законодательством.

Какие ЭП могут применять работодатель и сотрудники для работы с кадровыми документами:

ЭП работодателя:

Особый список ТК РФ — только УКЭП

Иные документы — УКЭП, УНЭП и доп.соглашение, УНЭП (Госключ).

ЭП сотрудника:

Особый список ТК РФ — УКЭП, УНЭП и доп.соглашение, УНЭП (Госключ).

Иные документы — УКЭП, УНЭП и доп.соглашение, УНЭП (Госключ), ПЭП (при наличии соглашения).

Как получить ЭП для сотрудников

Для оформления ЭП сотрудникам доступны несколько способов. Один из них — это получение сертификатов ЭП через сервис Контур.КЭДО.

Для начала этого процесса необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг. Если учетной записи нет, необходимо зарегистрироваться и подтвердить ее, предоставив паспортные данные, СНИЛС, ИНН и российский номер мобильного телефона.

Первый вариант оформления ЭП:

  • сотрудник получает письмо от кадровика с запросом данных для заявки на выпуск сертификата электронной подписи;
  • проверяет предоставленные данные, дополняя их при необходимости, и отправляет заявление на выпуск сертификата на проверку;
  • сотрудник подтверждает выпуск сертификата на портале Госуслуг.

После того как сертификат готов к использованию, сотрудник получает уведомление по электронной почте и в сервисе Контур.КЭДО.

Второй вариант оформления УНЭП — это использовать мобильное приложение Госключ. В Госключе можно выпустить сертификат как для неквалифицированной, так и для квалифицированной электронной подписи (НЭП или КЭП) для физических лиц.

Подписи, полученные через Госключ, могут быть использованы для подписания документов, отправляемых на подписание из Госуслуг или сервиса Контур.КЭДО.

Контур.КЭДО интегрирован с Госключом, что позволяет подписывать документы следующим образом:

  1. Создать или загрузить документ в сервис Контур.КЭДО.
  2. Выбрать тип подписи и пункт «Подписание через Госключ».
  3. Дождаться аутентификации на портале Госуслуг.

Адресат получит уведомление в Госуслугах и мобильном приложении о поступлении нового файла на подписание.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.КЭДО.