Машиночитаемая доверенность в КЭДО

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронную версию обычной бумажной доверенности, представленную в формате XML и предназначенную для использования в электронном документообороте (ЭДО).

МЧД применяется в случаях, когда сотруднику с квалифицированным электронным подписью на физическом носителе требуется делегировать полномочия на подписание документов от имени компании.

r

Обратите внимание: с 1 сентября 2023 года применение МЧД стало обязательным.

Кто должен использовать МЧД

Переход на МЧД затрагивает только должностных лиц, которые подписывают электронные документы от имени компании. Для рядовых сотрудников, подписывающих документы от своего лица, изменений нет.На данный момент законодательством не предусмотрена ответственность за неприменение МЧД.

Однако документы, подписанные от имени работодателя сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП) без приложения МЧД, лишены юридической силы.

Также операторы информационных систем могут установить технические ограничения на использование электронных подписей физических лиц без МЧД, что может заблокировать уже внедренный в компании ЭДО. Поэтому рекомендуется заранее получить МЧД на сотрудников-представителей.

U

ЭП для подписания документов от имени юридического лица в зависимости от участника документооборота:

Лица, имеющие право действовать от имени юридического лица без доверенности:

  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на юридическое лицо — МЧД не применяется.

Сотрудники (КЭП на сотрудника юридического лица):

  • КЭП на сотрудника юридического лица можно использовать до 1 сентября 2024 года или до конца срока действия самого сертификата. После истечения срока действия сертификата необходимо выпустить КЭП на физическое лицо и приложить к нему МЧД. Важно помнить, что с 1 сентября 2023 года КЭП на сотрудников юридического лица перестанут выпускаться.

Сотрудники с КЭП на физическое лицо:

  • КЭП на физическое лицо + МЧД. В КЭП на ФЛ содержатся только личные данные сотрудника без привязки к компании, поэтому обязательно используется МЧД.

Полномочия в МЧД

Полномочия в МЧД для использования в КЭДО определяются согласно классификатору Единой системы нормативно-справочной информации (ФГИС ЕСНСИ).
На текущий момент доступно только одно стандартное полномочие: подписание кадровых документов от лица работодателя. Однако, при оформлении МЧД есть возможность указать дополнительные полномочия в свободной форме.
U

Например: можно перечислить конкретные виды документов, которые представитель будет иметь право подписывать. Также, при необходимости, можно описать условия, которые будут ограничивать полномочия представителя. Можно уточнить, какие типы документов можно подписывать, и какие конкретные действия доверенного лица будут разрешены или запрещены.

Это позволяет гибко настраивать права и обязанности представителей в рамках электронного документооборота, учитывая специфику работы и требования компании.

Создание и регистрация МЧД

Для создания и регистрации новой машиночитаемой доверенности (МЧД) необходимо выполнить следующие шаги:
i
  1. Сформировать файл доверенности в формате XML.
  2. Подписать файл КЭП доверителя.
  3. Зарегистрировать подписанную доверенность в Цифровой платформе распределенного реестра ФНС России (ЦПРР ФНС), а затем в реестре доверенностей ФНС.
Для оформления МЧД предусмотрены следующие варианты:

Использование сервиса Контур.Доверенность: созданная доверенность сразу становится доступной для использования в КЭДО.

Регистрация МЧД через государственные порталы (например, ФНС, Госуслуги) или собственную информационную систему: после регистрации доверенность нужно будет импортировать в КЭДО перед ее использованием.

Работа с МЧД в сервисе

Для работы с МЧД в КЭДО следует учитывать следующие моменты:
Z

Загрузка МЧД

Не требуется заранее загружать МЧД в КЭДО. Виджет для выбора доверенности появится в момент подписания документа. Если у пользователя уже есть готовая МЧД, ее можно будет загрузить и прикрепить к документообороту.

В случае отсутствия МЧД, ее необходимо оформить и загрузить в реестр доверенностей ФНС.

l

Указание МЧД при подписании

Указание МЧД при подписании в КЭДО является обязательным при соблюдении двух условий:

  • в маршруте документооборота указана необходимость приложить МЧД;
  • подписант выбрал КЭП на физлицо либо на стороннюю организацию или ИП (ИНН не совпадает с ИНН текущей организации КЭДО).

Если сотрудник выбрал КЭП физлица для подписания документа, но в маршруте не указана обязательность МЧД, то доверенность может быть указана по его собственному усмотрению.

Важно: МЧД в КЭДО возможно прикрепить только с использованием КЭП. Для типов подписей, таких как НЭП (неэлектронная подпись) и ПЭП (простая электронная подпись), МЧД не поддерживается.

Регистрация или импорт готовой МЧД

l

Когда импортируется имеющаяся МЧД в КЭДО, процесс может быть следующим:

Если МЧД уже оформлена и добавлена в реестр доверенностей ФНС:

  • На шаге подписания документа с МЧД нажмите «+ Добавить доверенность».
  • Укажите регистрационный номер МЧД. Поле «ИНН доверителя» будет автоматически заполнено значением ИНН из текущей организации КЭДО.
  • Нажмите кнопку «Добавить».
  • МЧД будет найдена в реестре доверенностей ФНС и отобразится в списке доступных доверенностей в КЭДО.
  • Выберите соответствующую доверенность и нажмите кнопку «Продолжить», чтобы подписать документ.
l

Если МЧД оформлена, но еще не добавлена в реестр доверенностей ФНС:

  • На шаге подписания выберите пункт «Загрузить доверенность».
  • Загрузите файл МЧД в формате XML и файл открепленной подписи доверителя в формате SIG.
  • Нажмите кнопку «Добавить»
  • МЧД будет добавлена в реестр доверенностей ФНС. Процесс добавления МЧД в реестр может занять некоторое время.
  • После успешной обработки МЧД отобразится в списке доступных доверенностей в КЭДО, и ею можно будет пользоваться при подписании документов.
Таким образом, можно осуществить импорт или регистрацию МЧД в КЭДО в соответствии с процедурой подписания документа и наличием готовой или оформляемой доверенности.

Обязательное использование МЧД в маршруте

Чтобы установить обязательность использования МЧД в маршруте документооборота, следуйте этим шагам:

  1. Добавьте участника в маршрут документа.
  2. После добавления участника найдите опцию «Только с МЧД» и установите галочку напротив этой опции.

При установке этой галочки подписант не сможет подписать документ без наличия соответствующей МЧД, если он использует КЭП физического лица или КЭП на организацию, отличную от текущей организации в КЭДО.

Важно: если используется КЭП на юридическое лицо или НЭП, то подписант сможет подписать документ без МЧД.

Это обеспечит обязательность использования МЧД в маршруте и предотвратит возможность подписания документов без нее, когда это требуется в соответствии с правилами вашего документооборота.
U

ЭП для подписания документов от имени юридического лица в зависимости от участника документооборота:

Лица, имеющие право действовать от имени юридического лица без доверенности:

  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на юридическое лицо — МЧД не применяется.

Сотрудники (КЭП на сотрудника юридического лица):

  • КЭП на сотрудника юридического лица можно использовать до 1 сентября 2024 года или до конца срока действия самого сертификата. После истечения срока действия сертификата необходимо выпустить КЭП на физическое лицо и приложить к нему МЧД. Важно помнить, что с 1 сентября 2023 года КЭП на сотрудников юридического лица перестанут выпускаться.

Сотрудники с КЭП на физическое лицо:

  • КЭП на физическое лицо + МЧД. В КЭП на ФЛ содержатся только личные данные сотрудника без привязки к компании, поэтому обязательно используется МЧД.

Порядок подписания документов с МЧД

Обязательность МЧД в маршруте:

  • Если в маршруте указан признак «Только с МЧД», то нажмите кнопку «Подписать» и выберите квалифицированную КЭП из списка.
  • Если обязательность МЧД не указана, но вы хотите приложить МЧД, поставьте отметку «С выбором МЧД» и выберите сертификат КЭП из списка.
  • При выборе сертификата НЭП приложить МЧД не получится, так как документ сразу будет подписан НЭП.

Выбор МЧД:

  • В открывшемся окне появится список ранее загруженных доверенностей в сервисе Контур.Доверенность.
  • Выберите нужную МЧД из списка и нажмите кнопку «Продолжить».
  • После успешной обработки подписи и МЧД, система начнет проверку подписи.

Проверка подписи:

  • После подписания документа появится событие в маршруте «Вы подписали. Подпись проверяется».
  • Шаг маршрута будет считаться завершенным только после успешной проверки подписи и МЧД.

Важно: при использовании МЧД в КЭДО система проводит проверку корректности формата доверенности и ее действительности, чтобы удостовериться, что МЧД соответствует установленным стандартам и была правильно зарегистрирована в реестре доверенностей ФНС.

 
Завершение документооборота:

    • После завершения документооборота сведения об МЧД будут отображены в синем штампе. В нем указан регистрационный номер МЧД, дата и время проверки подлинности доверенности.
    • Информация об МЧД также будет отражена в XML описании кадрового документа.
    • В архиве документооборота будут сохранены файл МЧД в формате XML и открепленный файл подписи доверителя в формате SIG.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.КЭДО.