Карточка сотрудника

Карточка сотрудника представляет собой удобный и информативный интерфейс для работы с данными о персонале компании в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО). Она облегчает управление кадровым составом и обеспечивает доступ к важной информации о сотрудниках.

Для доступа к карточке сотрудника в разделе «Сотрудники» необходимо нажать на строку с его ФИО.

r

Обратите внимание: данные сотрудника будут изменены только для текущей организации. Если сотрудник работает по совместительству в нескольких организациях, внести изменения нужно во все его карточки.

Уникальный идентификатор сотрудника в КЭДО указан под его ФИО. Этот идентификатор позволяет идентифицировать сотрудников с одинаковыми ФИО, например, при построении маршрута. Самостоятельно изменить идентификатор невозможно, в случае необходимости обратитесь в техподдержку.

Раздел «Данные сотрудника»

В разделе доступна функция уведомлений. Уведомления по SMS доступны только при оплате соответствующей опции.

  • Электронная почта указывается для получения уведомлений.
  • Номер телефона используется для отправки SMS-уведомлений.

Сотрудники могут получить сертификаты НЭП на номер телефона, указанный в учетной записи. Информацию о номере можно просмотреть в личном кабинете. Изменение номера телефона в карточке не приведет к изменению номера в учетной записи.

В этом разделе можно также уволить сотрудника.

Раздел «Сертификаты»

В разделе «Сертификаты» администратор может запросить выдачу сертификата для других сотрудников. После нажатия кнопки «Выпустить сертификат НЭП» в карточке сотрудника будет отображена информация о готовности запроса на выдачу сертификата. Здесь также можно отслеживать ход выполнения запроса.

Важно: Запрос на выдачу сертификата можно отозвать только до того момента, когда сотрудник подтвердил свою личность на портале Госуслуг. После подтверждения отозвать запрос уже нельзя. Для отмены запроса нажмите кнопку «Отменить выдачу».

Раздел «Доступы»

В разделе предоставляются различные права в КЭДО, включая редактирование маршрутов и доступ в сервис. Настройки доступа в КЭДО в карточке сотрудника имеют приоритет над настройками организации. Если на уровне организации установлен доступ «из любых сетей», а у сотрудника установлен доступ только с конкретного IP-адреса, сотрудник сможет получить доступ в КЭДО только с этого IP-адреса.

r

Обратите внимание: для того чтобы документы с УНЭП были юридически значимы, стороны должны заключить соответствующее соглашение согласно ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ.

Уведомления в КЭДО

В системе КЭДО доступны два способа получения уведомлений: через электронную почту и по SMS (платная функция).

Когда документ доходит до участника определенного этапа в маршруте, он получает уведомление о необходимости обработки данного документа.

r

Важно: инициатор документооборота не получает уведомлений о действиях других участников маршрута.

U

Если в маршруте установлен определенный срок выполнения действия с документом, уведомление будет отправляться ежедневно до момента завершения действия. В случае, если срок не определен, уведомление будет отправлено один раз и далее не повторится. Возможные типы уведомлений включают в себя информацию о документе, который требует подписи или обработки.

Если в маршруте была указана дата исполнения, то эта информация будет включена в уведомлении, отправляемом участнику маршрута.

Возможные уведомления:

  • Уведомление о необходимости подписания документа.
  • Уведомление о необходимости согласования документа.
  • Уведомление о необходимости ознакомления с документом.
  • Уведомление о назначении в качестве наблюдателя за документом.
  • Уведомление о отклонении документа, отправленного данным сотрудником.
  • Уведомление об ошибке при проверке МЧД. Это уведомление приходит сотруднику, прикрепившему МЧД, если не удалось проверить подпись или доверенность.
  • Уведомление об аннулировании документа. Приходит всем участникам документооборота.
  • Уведомление о удалении или восстановлении документа. Приходит всем участникам, которые выполнили шаг по маршруту или являются исполнителями по активному шагу.

Замещение в КЭДО

В системе КЭДО возможно настраивать замещение для сотрудников, позволяя одному сотруднику временно принимать документы, предназначенные для другого. Вот основные характеристики и инструкции по настройке замещения:

Основные характеристики:

  1. Ограниченная функциональность: замещение ограничено возможностью назначать заместителя только на должность. Заместитель будет получать документы, отправленные на эту должность, а не документы конкретного сотрудника.
  2. Доступ к документам: замещаемый сотрудник будет иметь доступ к документам, которые ему были отправлены в период замещения, в то время как заместитель увидит только документы, которые ему поступили в этот период.
  3. Завершение замещения: замещение можно завершить досрочно. После завершения замещения доступ заместителя к документам, которые он подписал в качестве заместителя, прекращается.

Инструкции по настройке:

Настраивать замещение можно:

  • Любому сотруднику организации, но только для должности, которую он занимает.
  • Сотруднику с правами доступа «Управление сотрудниками», который может настраивать замещения для любого сотрудника организации.

Настройка замещения:

  • Перейдите в раздел «Настройки» и выберите вкладку «Мои замещения» или перейдите в карточку сотрудника и откройте вкладку «Замещение».
  • Нажмите кнопку «Добавить замещение» и заполните данные, такие как выбор заместителя, даты начала и окончания замещения, а также указание доступных действий с документами (согласование, подписание).
  • Нажмите «Добавить», чтобы завершить настройку замещения.

Управление замещениями:

  • Замещение отображается на странице «Мои замещения» или на вкладке «Замещение» в карточке сотрудника.
  • Завершить досрочно замещение можно, нажав на соответствующую ссылку в карточке замещения.

Например: если Сидорова Елена Петровна занимает должность кадровика и назначает Петрову Анну Семеновну заместителем, то Петрова будет получать документы, направленные на кадровика, на время замещения. Документы, адресованные Сидоровой, будут поступать только к ней, а не к Петровой.

Отображение документооборота с заместителем:

  • В маршруте движения документа сотрудник, который обработал документ в рамках замещения, будет отмечен значком. При наведении курсора на его ФИО будет видно уведомление о том, кого он замещает.
Таким образом, функционал замещения в КЭДО позволяет удобно управлять процессом передачи документов между сотрудниками в период их временного отсутствия или замещения.

Увольнение в КЭДО

После увольнения сотрудника в КЭДО происходят следующие изменения:

1. Освобождается лицензия КЭДО, которую занимал уволенный сотрудник.
2. Сотрудник теряет доступ в сервис. Он больше не сможет просматривать свои документы, однако документооборот, в котором он ранее участвовал, останется доступным в сервисе.

Существует несколько способов уволить сотрудника в КЭДО:

1. Навести курсор на нужного сотрудника в разделе «Сотрудники» и нажать ссылку «Уволить».
2. Войти в карточку сотрудника и на вкладке «Данные сотрудника» внизу нажать «Уволить сотрудника».

По умолчанию подставляется текущая дата, но ее можно изменить на любую другую, включая будущее время.
r

Важно: Фактически сотрудник становится уволенным в КЭДО с момента нажатия кнопки «Уволить».
После увольнения сотрудник будет отображаться на вкладке «Уволенные». В разделе «Документы» при поиске по сотрудникам уволенные будут выделены красным цветом.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.КЭДО.