Хранение кадровых электронных документов
Осенью 2023 года внесены изменения в правила хранения и требования к электронным документам, предназначенным для передачи в архив. Новые нормы четко определяют методы, места и сроки хранения кадровых электронных документов. Эти изменения требуют внимательного изучения и соблюдения со стороны организаций.
Порядок и сроки хранения
Задача хранения кадровых документов в каждой организации лежит на плечах кадровой службы. При этом необходимо учитывать правила, установленные законодательством или другими нормативными актами, включая:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 №236;
- Приказ Росархива от 31.07.2023 №77.
Обратите внимание: В подобную категорию попадают документы, отражающие трудовые взаимоотношения работника с работодателем. Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные дела, графики отпусков и прочие.
С начала ноября 2021 года практически все кадровые документы могут быть созданы и подписаны в электронном формате. В целом, на них распространяются те же правила хранения, что и на бумажные. Однако существуют определенные особенности, о которых следует упомянуть. Обычно кадровые документы хранятся в архиве предприятия, что позволяет обеспечить учет, правильное хранение, сохранение юридической значимости и доступ к ним в случае необходимости, например, в случае возникновения конфликта с сотрудником.
При оформлении дел по личному составу кадровый сотрудник должен:
- передать в архив документы со сроком хранения более 10 лет или постоянные;
- передавать документы на хранение не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после завершения делопроизводства;
- объединять в одном деле документы с одинаковым сроком обязательного хранения;
- уничтожать документы со сроком хранения менее 10 лет после истечения этого срока и проведения экспертизы их ценности.
Обратите внимание: Период хранения кадровых и других документов на предприятии определяется приказом Росархива от 20.12.2019 №236 и зависит от вида документации. Для некоторых типов документов важно, когда завершается делопроизводство: если до 1 января 2003 года, они хранятся в течение 75 лет, если после этой даты — в течение 50 лет.
Новые правила передачи документов в Росархив
Справка: с момента вступления в силу приказа Росархива №77 с 17 сентября 2023 года вступили в силу новые требования к передаче документов в электронные архивы.
При передаче кадровых электронных документов в СХЭД необходимо обеспечить их соответствие единым форматам и содержанию. В противном случае файлы не будут приняты на хранение.
Каждый документ должен включать:
- файл основной части электронного документа в формате PDF/A;
- файл описания с метаданными о документе, включающий дату, регистрационный номер, вид документа, заголовок или аннотацию, сведения о режиме доступа, результат проверки электронной подписи, объем файлов, наименования файлов, даты и время их последнего изменения, форматы, срок хранения и дополнительную информацию;
- файлы приложений к электронному документу для текстовых, табличных, графических и других данных, при их наличии;
- файлы электронной подписи (подписей), если таковые имеются.
Для хранения кадровых электронных документов с продолжительным сроком хранения в течение 50 или 75 лет, или постоянного срока хранения, предприятия могут обратиться к государственным или коммерческим архивам. Однако возможен и вариант оставить документы внутри системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), такого как сервис Контур.КЭДО.
Электронные файлы, размещенные в сервисе, будут храниться до момента, пока система используется. Таким образом, удобство и практичность хранения документации со сроком хранения до пяти лет в Контур.КЭДО очевидны. Графики отпусков, согласия на обработку персональных данных и другие документы будут защищены и поддерживать конфиденциальность в течение всего периода хранения.
При необходимости архивные кадровые документы могут быть легко выгружены из сервиса и переданы в СХЭД, для чего необходимо создать файлы описания с метаданными.
Оставляйте заявку на Контур.КЭДО и обеспечьте надежное хранение документов и выгрузку в любой момент.