Электронный прием на работу

Распространение удаленки усилило интерес компаний к переходу на кадровые электронный документооборот (КЭДО). Законодательство позволяет вести практически весь кадровый документооборот онлайн, в том числе — заключать электронные трудовые договоры. Расскажем, как это происходит и что нужно учесть при дистанционном приеме на работу.

Порядок электронного трудоустройства

В России последние десять лет характеризовались постепенным переходом к кадровым электронным документам.

Важно: С 2013 года добавлена глава 49.1 в Трудовой кодекс РФ, касающаяся работы дистанционных сотрудников и разрешающая использование электронной подписи (ЭП) для взаимодействия с ними.

Опрос, проведенный Рострудом в 2017 году, выявил, что примерно 70% россиян готовы заключать отношения с работодателями в электронном формате. Они оценили этот формат за его безопасность и надежность, так как цифровой договор имеет юридическую значимость и защищен от односторонних изменений. Однако до начала пандемии большинство кадрового документооборота в основном было на бумаге. Ситуация изменилась из-за пандемии, когда перевод сотрудников на удаленную работу стал необходимостью.

l

Справка: это привело к появлению федеральных законов от 08.12.2020 № 407-ФЗ и от 22.11.2021 № 377-ФЗ, которые внесли изменения в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), урегулировав электронный документооборот (ЭДО) в трудовых отношениях.

При приеме сотрудника на работу онлайн работодатель должен соблюдать требования законодательства и обеспечивать безопасность и конфиденциальность процесса. Особенности заключения трудового договора онлайн, установленные в Трудовом кодексе РФ, включают в себя следующие:

  • Внедрение ЭДО на предприятии для онлайн-трудоустройства с правильным оформлением, учетом в учетной политике компании и утверждением приказом о переходе на ЭДО.
  • Необходимость согласия кандидата на использование ЭДО, за исключением случаев, когда человек трудоустроен впервые после 31 декабря 2021 года.
  • Отсутствие согласия не является основанием для отказа кандидату в приеме на работу.
  • Расходы на получение сотрудниками ЭП несет работодатель.
  • Возможность использования кандидатом своей КЭП, если у него есть такая возможность.
  • Указание в трудовом договоре основных деталей удаленной работы, таких как вид работы, режим рабочего времени, место работы и другие аспекты.

Преимущества электроного приема на работу

Электронный прием на работу имеет ряд преимуществ. Для заключения электронного трудового договора не требуется личная встреча сторон или почтовая доставка документа, что исключает расходы на бумагу, печать, пересылку и поездки, а также необходимость выделения места для хранения бумажных документов.

ЭП, используемые для подписания договора как работодателем, так и сотрудником, обеспечивают юридическую значимость документа. Это означает, что его нельзя изменить незаметно, и подписи подтверждают личность подписантов. Кроме того, электронные документы не подвержены порче или потере, что упрощает их хранение в соответствии с установленными законом сроками. Стороны могут в любое время обратиться к договору в электронном хранилище для просмотра или скачивания.

Это также позволяет компаниям расширить географию поиска персонала, а сотрудникам откликаться на вакансии компаний, не ограничивая себя географическими рамками.

Обратите внимание: заключение трудового договора с работником, постоянно проживающим за пределами России, не допускается. В письме Минтруда РФ от 15.02.2022 №14-4/10/В-1848 указано, что ТК РФ не предусматривает возможности заключения трудового договора о дистанционной работе с работником, постоянно проживающим на территории другого государства.

Порядок заключения электронного договора

Заключение трудового договора электронно, аналогично обычной процедуре заключения договора. Сначала стороны обсуждают условия трудоустройства онлайн, в том числе должность, заработную плату, обязанности и график работы. Это обычно происходит через видеосвязь, мессенджеры или электронную почту. Затем работник предоставляет необходимые документы для трудоустройства. В случае удаленного найма сотрудник может предоставить электронные сканы или фотокопии документов.

l

Справка: Перечень таких документов установлен законодательством, а именно статьей 65 ТК РФ.

На основе согласованных условий и предоставленных документов работодатель составляет трудовой договор и направляет его сотруднику для ознакомления.

Важно: договор может быть подписан с использованием Единой цифровой платформы «Работа в России» или в сервисе  «Контур.КЭДО».

Электронный трудовой договор, подписанный ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог. Однако сотрудник вправе запросить бумажный экземпляр договора или дополнительное соглашение к нему, если это необходимо. В таком случае работодатель обязан предоставить документ в течение трех рабочих дней. Также по требованию работодателя сотрудник должен предоставить нотариально заверенные копии предоставленных документов.

Как получить ЭП для сотрудников

В ЭДО, включая кадровый, ЭП играют ключевую роль, придавая документам юридическую силу. Это цифровой аналог собственноручной подписи, который подтверждает подлинность документа и личность подписанта.

l

Справка: Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», существуют три вида электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Каждый из них отличается степенью защищенности и условиями признания документа юридически значимым.

При обмене кадровыми электронными документами в компаниях применяются все виды ЭП. Однако для заключения трудового договора онлайн работодатель обязан использовать КЭП, которую директор организации по новым правилам может получить в ФНС. Сотрудник может подписать документ как КЭП, так и НЭП.

Чтобы получить электронную подпись, сотрудник может воспользоваться следующими способами:

  • Обратиться в удостоверяющий центр, предоставить необходимые документы (паспорт, СНИЛС, в некоторых случаях ИНН) и подтвердить личность. Это можно сделать лично или удаленно, если у лица есть действующая КЭП, биометрический паспорт или подтвержденная учетная запись на Госуслугах или в Единой биометрической системе.
  • Бесплатно оформить НЭП на портале Госуслуги.

Некоторые работодатели сами выпускают НЭП для новых сотрудников. 

l

Например: онлайн-школа финансовой грамотности FIN-RA действует таким образом. За несколько дней до приема нового работника на работу кадровик подготавливает необходимые документы и выпускает электронную подпись. Сотрудник подписывает трудовой договор и другие необходимые документы уже в системе кадрового электронного документооборота.

Оформление электронного трудового договора менее затратно по времени и ресурсам, чем его бумажный аналог. Стороны тратят меньше времени на заполнение и подписание бумажных документов, не ограничены местоположением и экономят на доставке. Трудовой договор, заключенный в электронной форме, обладает юридической значимостью и подтверждает взаимоотношения между работодателем и сотрудником.

Отправьте заявку и начните работать в Контур.КЭДО.